Onboarding : comment le réussir ?

Avec la crise sanitaire et le télétravail, l’intégration d’un nouveau collaborateur a changé. Alors que l’accueil était autrefois strictement présentiel, on parle désormais d’Onboarding : présentation de la structure, des différents services, des processus, des collègues de travail, etc. C’est souvent une étape décisive des premiers jours. Les fonctions RH et les managers doivent relever de nouveaux défis s’ils veulent réussir l’onboarding ou autrement dit «la période d’intégration» de leurs tout nouveaux salariés.

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Quand tout se passe à distance, il est parfois beaucoup plus difficile de trouver ses marques dans un environnement inconnu. Fonctionnement de l’entreprise, moyens d’accès, sécurité, chaque nouveau collaborateur doit assimiler de nombreuses informations.

Pour certains, l’assimilation se fera très rapidement ; pour d’autres, il sera nécessaire d’y revenir régulièrement. Ainsi grâce au mobile learning, il est possible de faire perdurer ce sentiment d’intégration en offrant des outils de participation collaborative, de formations, etc.

Mais finalement, comment réussir son onboarding ? Edunao vous explique les fondamentaux et vous propose ses solutions pour ne plus passer à côté de vos onboardings, qu’ils soient digitaux ou classiques.

Qu’est-ce que le processus d’onboarding ?

Le processus d’onboarding est le processus « d’intégration » d’un nouveau collaborateur dans une entreprise. Symbolisant « l’embarquement » (si on le traduit littéralement) dans une nouvelle aventure professionnelle, c’est une étape décisive pour l’épanouissement de votre dernière recrue. Cette période doit être chaleureuse et doit être symbolisée par une véritable expérience humaine. Toutefois, le recours au télétravail a obligé les managers à transformer l’onboarding classique en onboarding digital.

Il y a quelques années, accueillir les nouveaux collaborateurs impliquait une visite des locaux, un parcours d’accueil avec la remise du livret d’accueil et une formation de quelques jours. Désormais avec l’onboarding digital tout se fait de manière virtuelle, par écran interposé.

De plus, outre la phase liée à l’accueil et à la découverte de l’entreprise, l’intégration comprend également une phase administrative. En effet, l’embauche et la prise de poste impliquent un nombre de formalités à remplir de la part du service RH. Obligations légales et matériel de travail, mieux vaut ne rien oublier. À l’heure où l’on parle de bien-être au travail, il semble important d’établir des plans d’intégration pour améliorer celle des employés intégrant une structure.

Pourquoi faire un parcours d’onboarding ?

C’est durant sa période d’essai qui suit son embauche qu’un nouveau collaborateur va jauger son environnement de travail. C’est également peu de temps après celle-ci qu’ils prennent la décision de partir, notamment s’ils estiment que leur intégration s’est mal passée. En réalisant un parcours d’onboarding ou plan d’intégration, vous pourrez préparer l’embauche, mais également poursuivre vos efforts au-delà des premières semaines. C’est ainsi la meilleure façon d’éviter un turnover trop important.

Ainsi, un bon processus d’onboarding permet de raccourcir considérablement les temps d’adaptation des collaborateurs. Opérationnel plus rapidement, c’est un gain de productivité considérable pour l’entreprise. De plus, mieux connaître les équipes améliore la cohésion sociale et l’ambiance de travail. Enfin, cela permet de donner une image positive de la marque employeur.

Si cette intégration se fait de manière physique, un temps fort se fera autour d’un petit déjeuner par exemple. Cela pourra se faire aussi avec la remise d’un livret de présentation de l’entreprise, rencontre avec des personnes clés et présentation des différentes journées de socialisation.

Comment le réussir ? La checklist à suivre

Pour réussir son onboarding, mieux vaut se préparer pour être sûr de ne rien oublier. Ainsi, vous pouvez établir une checklist des choses à faire :

• Réaliser toutes les tâches administratives en amont : téléchargement des pièces officielles (carte Vitale, pièce d’identité), préparation du contrat.

• Intégrer le nouveau venu dans l’activité sociale de l’entreprise : envoyer un mail de bienvenue, présentation du nouvel arrivant aux autres collaborateurs. S’il existe un blog d’entreprise ou un journal interne, préparer un article de présentation.

• Donner accès aux outils collaboratifs : Microsoft Teams, Slack, LMS Moodle, Trello, etc. Vous pouvez également créer des espaces d’équipe, annuaires employés, manuel d’entreprise.

• Fournir un kit de bienvenue pour transmettre les valeurs de l’entreprise et favoriser la marque employeur. Cela peut se traduire par des carnets, stylos ou tout autre objet publicitaire aux couleurs de l’entreprise.

• Attribuer éventuellement un parrain. Dans les grosses structures et si tout se passe en full remote, il peut être utile d’attribuer un référent au nouveau salarié. Il pourra ainsi, répondre à toutes les questions que ce dernier pourrait se poser sur l’entreprise et son fonctionnement.

• Établir un planning d’intégration avec des réunions régulière, des temps de rencontres avec les managers et le recueil des attentes des uns et des autres.

• Fournir tout le matériel nécessaire à l’exécution des tâches de travail. Ceci implique les forfaits internet, les totems, les téléphones portables, etc.

Edunao au cœur de votre onboarding

L’arrivée d’une nouvelle recrue est-elle source de stress pour vous ? Vous voulez être sûr de ne rien oublier d’important ? Entre déclaration d’embauche, documents d’embauche, matériels informatiques, badge, la liste des choses à faire peut vite s’allonger. Avez-vous pensé à utiliser une solution dédiée à l’onboarding ?

Edunao vous accompagne avec une solution vous permettant de construire l’on-boarding comme un apprentissage : lister, prioriser, suivre les tâches à faire ou encore à les déléguer. Grâce à des checklists digitales, vous gérez de manière pratique vos différentes tâches et pouvez vous libérer du stress. Notifications, rappels, avancement des tâches, plus rien ne vous échappera.

Vos processus de recrutement impliquent la remise de documents et se passent toujours de la même façon ? Vous pouvez d’une part utiliser des modèles d’apprentissage avec des Templates ou modèles, et avoir recours au mobile learning ou au micro-learning. À la manière d’une solution d’adaptative learning, Edunao peut vous proposer une solution LMS pour que votre nouvelle recrue intègre vos process sur l’espace individuel de son campus numérique.

Vous désirez que vos collaborateurs arrivés récemment se sentent intégrés rapidement ? Edunao vous propose des plateformes open source sur un socle Moodle. Cette solution destinée aux entreprises vous permettra d’intégrer des plug-ins tels Microsoft Office et Teams 365 pour le partage de contenu et les échanges, et de nombreuses autres solutions de visio, d’édition de contenu ou d’activité d’apprentissage interactive.

EN SAVOIR PLUS SUR LES MÉTIERS D’EDUNAO

Bénéfices d’apprentissage

• Up-skilling & Re-skilling
• Onboarding
• Animation de réseau commercial
• Technique ou règlementaire
• Entreprise étendue (à ses clients)

Exemples pratiques

• Healthcare
• Administrations
• Formation certifiante
• Formation non-certifiante
• Enseignement supérieur
• Enseignement scolaire

Technologies avancées

• Sécurité
• Learning Analytics
• IA & Adaptive Learning

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